FAQ SAP Business Network

dormakaba verfolgt konsequent das Ziel, die Digitalisierung voranzutreiben. Im Zuge dessen sollen auch die Beschaffungsprozesse einfacher und effizienter gestaltet werden. Daher hat sich dormakaba entschieden, für die Zusammenarbeit mit den Lieferanten eine neue und innovative Lösung einzusetzen.

Das SAP Business Network ist eine cloud-basierte eProcurement-Lösung, die für die Beschaffung und den Einkauf eingesetzt wird. Digitale Technologien erhöhen die Ausgabentransparenz durch die Integration aller relevanten Source-to-Order-Prozesse. Es bietet Funktionen wie eTendering, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Guided Buying für indirektes Material, Procure-2-Order und Supply Chain Collaboration.

Gemeinsam werden wir effizienter und effektiver an allen gemeinsamen Aspekten des Geschäftsverkehrs arbeiten: Angebote, Verträge, Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen.

Der Einsatz des SAP Business Networks wird auch für die Lieferanten einen Mehrwert generieren. Die Vorteile sind die folgenden:

• Zugang zum weltweit größten Business-Commerce-Netzwerks
• Höhere Effizienz & Transparenz
• Höhere Kundenzufriedenheit
• Zeitersparnis & Kostensenkung
• Weniger Prozess- & Verwaltungskosten
• Unternehmenspräsentation & Umsatzsteigerung

dormakaba verlangt von allen Lieferanten eine Registrierung im SAP Business Network für eine durchgängige Zusammenarbeit, digitale Auftragsabwicklung und Teilnahme an Ausschreibungen. Diese Umstellung ist für eine verbesserte Interaktion und Effizienz zwischen dormakaba und seinen Lieferanten erforderlich.

Wird der Onboardingprozess nicht innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abgeschlossen, kann dies zu einer Nichtbeachtung führen und die bestehenden Handelsbeziehungen beeinträchtigen.

Für die Nutzung des Ariba Networks stehen den Lieferanten zwei Varianten zur Verfügung:

• Standard-Konto (kostenlos)
• Enterprise –Konto (kostenpflichtig)

Für den Beleg- und Informationsaustausch mit dormakaba kann ein Standard- Konto oder ein Enterprise-Konto verwendet werden. Bei der Registrierung erhalten Sie als Lieferant automatisch ein kostenfreies Standard-Konto. Falls Sie ein Enterprise-Konto wünschen, haben Sie die Möglichkeit, im Ariba Network ein Upgrade auf ein kostenpflichtiges Enterprise-Konto vorzunehmen. Die Wahl, für den Belegaustausch ein Standard- oder Enterprise-Konto einzusetzen, obliegt dabei einzig dem Lieferanten

1.4.1 Standard-Konto (kostenlos) - Funktionalitäten

Die Verwendung des Standard-Kontos ist für die Lieferanten kostenlos, egal welches Transaktionsvolumen und wie viele Dokumente über das Ariba Netzwerk ausgetauscht werden.

Der Zugriff auf die Bestellungen und die Erstellung von Rechnungen erfolgen für die Lieferanten immer über einen Link, den sie per Email erhalten.

1.4.2 Enterprise-Konto (kostenpflichtig) – Funktionalitäten

Das Enterprise-Konto ist verbunden mit erweiterten Funktionen. Das Enterprise-Konto gibt es in «Premium»-, «Bronze»-, «Silver»-, «Gold»- oder «Platinum» -Version.  Abhängig vom Transaktionsvolumen und der Anzahl versendeter Dokumente können unterschiedlich hohe Gebühren anfallen.

Als Lieferant können Sie das Enterprise-Konto gebührenfrei nutzen, wenn Sie: 1. nicht mehr als vier Dokumente (Bestellungen, Rechnungen, Leistungserfassungsblätter und Antworten auf Leistungserfassungsblätter) im Netzwerk austauschen und 2. den Schwellenwert für das Transaktionsvolumen in einer Kundenbeziehung pro Jahr nicht überschreiten.

Konkrete Angaben über die Abonnementsstufen und Schwellenwerte finden Sie hier.  

Der Datenschutz wird dadurch gewährleistet, dass die hochgeladenen Dokumente oder sensible Informationen verschlüsselt werden, bevor sie in der Datenbank gespeichert und übermittelt werden. Die SAP Business Network Server befinden sich in den Niederlanden und die Backup Server befinden sich in Deutschland.

Das SAP Business Network kann mit jedem Browser benutzt werden, empfohlen werden die die Browser Microsoft Edge und Google Chrome. Die Browser die benutzt werden, müssen auf dem neusten Stand sein. Ansonsten können Probleme auftreten.

Um zu überprüfen, ob Ihr Unternehmen bereits über ein SAP Business Network-Konto verfügt, wenden Sie sich bitte intern an Ihren E-Commerce-Verantwortlichen und Ihre IT-Abteilung.
Wenn niemandem ein bestehendes Konto bekannt ist, suchen Sie auf der Website Ariba Discovery nach Ihrem Firmennamen.

Wenn Sie ein bestehendes Konto gefunden haben, melden Sie sich bitte mit Ihren Anmeldedaten und Ihrem Passwort an.

Bitte teilen Sie unserem Supplier Enablement Team Ihre ANID und die E-Mail des Inhabers des SAP Business Network Kontos mit. So können wir Ihnen den Fragebogen zur Lieferantenregistrierung zukommen lassen.

dormakaba sendet Lieferanten eine E-Mail mit der Bitte um eine Handelsbeziehung (TRR). Diese E-Mail enthält alle Informationen, die zur Eröffnung eines SAP Business Network-Kontos erforderlich sind.

Wenn Sie oder eine andere Person in Ihrem Unternehmen die vom SAP Business Network System generierte Einladung zur Registrierung erhalten haben und diese an eine andere Person in Ihrem Unternehmen hätte gesendet werden sollen, leiten Sie sie nicht einfach weiter. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit die E-Mail mit dem Link erneut an die entsprechende Kontaktperson gesendet wird.

Wenn Sie die E-Mail mit dem TRR erhalten haben, führen Sie die folgenden Schritte aus:

1.     Akzeptieren Sie die Trading Relationship Request (TRR) von dormakaba

2.     Klicken Sie auf den Link in der E-Mail mit der Aufschrift Get started

3.     Der Einladungslink fordert Sie dann auf, entweder ein bestehendes Konto zu verwenden oder ein neues Konto zu erstellen. Wenn Sie ein neues Konto einrichten, klicken Sie unbedingt auf den Aktivierungslink in der Ihnen zugesandten E-Mail, um Ihre E-Mail-Adresse zu verifizieren

4.     Wenn Sie angemeldet sind, klicken Sie in der oberen rechten Ecke der Anwendung auf "Benutzerinitialen" > "Einstellungen" und wählen "Kundenbeziehungen".

5.     Wählen Sie ggf. die ausstehenden Handelsbeziehungen aus und klicken Sie auf "Genehmigen".

6.     Konfigurieren Sie Ihr Konto

Weitere Informationen zur Konfiguration Ihres Unternehmenskontos finden Sie auf der interaktiven ADAPT-Seite, indem Sie hier klicken.

Die Einladung zur Registrierung beginnt mit einer E-Mail, die von dormakaba verschickt wird. Daraufhin müssen Sie einen Fragebogen zu Ihrer Adresse und Ihren Kontaktdaten ausfüllen.

Sobald Sie den Fragebogen ausgefüllt und eingereicht haben, warten Sie auf die Bestätigung, ob er genehmigt wurde. Nach der Genehmigung sind Sie berechtigt, zu einer Beschaffungsveranstaltung eingeladen zu werden. Je nach Projektumfang müssen Sie möglicherweise noch den Qualifizierungsprozess abschließen.

Nach erfolgreicher Registrierung durchlaufen die Lieferanten den Qualifizierungsprozess. Der Qualifizierungsprozess umfasst produktlinienspezifische Anforderungen wie Zertifikate, GDPR, usw.

Nachdem Sie den Fragebogen ausgefüllt und eingereicht haben, warten Sie auf die Bestätigung, ob er genehmigt wurde. Nach der Genehmigung gelten Sie als qualifiziert, um mit uns zu handeln und Geschäfte zu tätigen.

Unter Ihren Initialen "Einstellungen → Benutzer" können Sie neue Benutzer für Ihr Firmenkonto anlegen.
Unter der Registerkarte "Benutzer" haben Sie die Möglichkeit, die Benutzer und Systemgruppen zu verwalten.

Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens einen zusätzlichen Benutzer anlegen, sehr empfehlenswert sind der Stellvertreter des Kontoinhabers und ein IT-Administrator für das Konto.

Die neuen Benutzer müssen einer Systemgruppe zugewiesen werden. Empfehlenswert sind mindestens drei Gruppen: Kontoinhaber, Vertriebsteam und IT-Administrator.

Um Ihre E-Mail-Einstellungen zu aktualisieren, loggen Sie sich in Ihr Konto ein und klicken Sie auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie "Mein Konto" und bearbeiten Sie die Felder nach Bedarf. Danach klicken Sie auf "Speichern".

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse aktualisieren, müssen Sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail klicken, die an die neue E-Mail-Adresse gesendet wird.

Um Ihre Benachrichtigungseinstellungen zu aktualisieren, melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie auf Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke. Wählen Sie "Einstellungen" à "Benachrichtigungen" und bearbeiten Sie die Teile nach Bedarf. Danach klicken Sie auf "Speichern".

Das Problem könnte mit den Einstellungen Ihres Mail Anbieters zusammenhängen - stellen Sie sicher, dass ariba.com auf der Whitelist steht.

Bevor Sie eine erneute Einladung anfordern, überprüfen Sie Folgendes: 

• Suchen Sie in Ihrer Mailbox nach einer E-Mail mit folgendem Betreff: Einladung zur Registrierung oder dormakaba möchte sich mit Ihnen im SAP Business Network verbinden
• Suchen Sie in all Ihren Ordnern, wie z.B. Posteingang, Junk- oder Spam-Ordner, nach der Einladung
• Überprüfen Sie, ob nicht einer Ihrer Kollegen die Einladung erhalten hat.

Wenn Sie bereits ein Konto haben, können Sie es gerne verwenden. Ein Konto kann verwendet werden, um:

• sich neu zu registrieren und zu qualifizieren,
• auf zukünftige Beschaffungsvorgänge zu reagieren und/oder
• potenziell Verträge zu verwalten.

Einige unserer Lieferanten möchten jedoch möglicherweise ein zusätzliches SAP Business Network-Konto einrichten, um diese drei Prozesse und Module separat zu verwalten.

Bitte klicken Sie auf der Login-Seite auf den Link (supplier.ariba.com) "Benutzernamen oder Passwort vergessen". Das SAP Business Netzwerk wird Ihnen eine E-Mail schicken, in der Sie Ihr Passwort zurücksetzen können. Möglicherweise müssen Sie Ihre geheime Frage beantworten, die Sie während des Registrierungsprozesses eingegeben haben.

Sobald Sie sich bei Ihrem SAP Business Network-Konto angemeldet haben, wird die ANID-Nummer Ihres Kontos angezeigt, wenn Sie in der oberen rechten Ecke der Anwendung auf Ihre [Benutzerinitialen] klicken. Sie wird in der Dropdown-Box unter Ihrem [Unternehmensnamen] angezeigt.

Sie können die Sprache der Webseite im SAP Business Network nicht ändern. Wenn Sie eine andere Sprache bevorzugen, müssen Sie die Sprache im Browser selbst ändern. Der Grund dafür ist, dass sich SAP Business Network an die Sprache des Browsers anpasst.

Für Fragen zur Zusammenarbeit mit dormakaba, steht Ihnen die folgende Ansprechstelle zur Verfügung: ariba.enablement@dormakaba.com

1. Klicken Sie auf das Fragezeichen Symbol (Hilfe) in der oberen rechten Ecke der Anwendung
2. Klicken Sie oben im Hilfemenü auf Support
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Kontaktieren Sie uns
4. Geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Frage oder Ihres Problems in das Feld Beginnen Sie hier, um Ihre Antwort zu finden
5. Klicken Sie auf das Suchsymbol

Klicken Sie nach der Suche auf ein Thema, das auf unseren Empfehlungen basiert, oder auf eine Schaltfläche zu Ihrer Frage/Ihrem Problem unter dem Abschnitt Wählen Sie aus den folgenden Optionen, um fortzufahren, um mehr zu erfahren und Hilfe zu erhalten. Wenn Sie nach Durchsicht der angegebenen Schritte immer noch Hilfe benötigen:

1. Klicken Sie in den Optionen für Wofür benötigen Sie Hilfe? Klicken Sie unten auf Etwas anderes
2. Am unteren Rand des Bildschirms erscheint eine Leiste Können Sie nicht finden, wonach Sie suchen? Klicken Sie auf der rechten Seite auf Kontakt
3. Füllen Sie das Formular so detailliert wie möglich aus
4. Klicken Sie unten rechts auf Ein letzter Schritt
5. Wählen Sie Ihre Kontaktmethode und klicken Sie auf Absenden

Wenn Sie nicht sehen, dass Sie nicht finden können, wonach Sie suchen? Kontaktieren Sie uns, müssen Sie sich möglicherweise durch andere Optionen klicken, um sicherzustellen, dass wir Ihre Anfrage bearbeiten können.

Zusätzliche Informationen

Die oben genannten Schritte gelten für den Fall, dass Sie sich anmelden können. Falls Sie sich nicht anmelden können, führen Sie bitte die folgenden Schritte aus.

1. Zugang zu https://supplier.ariba.com
2. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 3 am Anfang des Abschnitts "Antworten".
3. Sie sehen die Registerkarten Registrieren im Ariba Network, Passwort zurücksetzen, Benutzername vergessen, Abmelden
4. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf eine Schaltfläche zu Ihrer Frage/Ihrem Problem unter Wählen Sie eine der folgenden Optionen, um fortzufahren, um mehr zu erfahren und Hilfe zu erhalten